Um dos pilares mais importantes da administração financeira de qualquer empresa, especialmente das micro e pequenas, é o controle de despesas. Ignorar ou negligenciar essa prática é como conduzir um veículo sem painel de instrumentos: em algum momento, a falta de visibilidade resultará em uma parada brusca.
Vamos então entender o que são despesas empresariais, por que é vital controlá-las, como classificá-las e quais os pontos e práticas que devem ser respeitados para acompanhar, planejar e reduzir gastos sem comprometer a operação.
O Que São Despesas Empresariais?
Despesa empresarial é toda saída de recursos financeiros que não está diretamente ligada à compra ou produção do bem ou serviço vendido, mas é necessária para que a empresa continue funcionando. Por exemplo: Aluguel, Energia Elétrica, Salários, Comissões sobre Vendas, Impostos sobre Vendas, Telefonia, etc.
Diferentemente dos custos, que estão diretamente atrelados à produção (como compra de mercadorias para revenda, compra de matéria-prima e mão de obra produtiva), as despesas sustentam a estrutura organizacional e operacional da empresa.
A Importância do Controle de Despesas
O controle de despesas permite diversos benefícios para a empresa. Dentre eles podemos apresentar:
1. Manutenção da saúde financeira da empresa;
2. Previsibilidade do fluxo de caixa;
3. Redução de desperdícios;
4. Maior lucratividade;
5. Segurança em momentos de crise.
Em muitos casos, empresas não quebram por falta de receita, mas sim por excesso de despesas mal geridas. Ter o controle das despesas é o primeiro passo para otimizar e reduzir essas despesas.
Tipos de Despesas Empresariais
Basicamente as despesas empresariais se classificam em dois tipos:
- Despesas Fixas: São aquelas que ocorrem independentemente do volume de vendas ou produção. Exemplos: Aluguel , Água, Luz, Salários Fixos, Contabilidade e Licenças de Software. Essas despesas precisam ser pagas mesmo que não entre um real em vendas no mês.
- Despesas Variáveis: Variam conforme o desempenho da empresa. Exemplos: Comissões de vendas, taxas de cartão, frete sobre vendas, impostos incidentes diretamente sobre as vendas, etc. Com o aumento das vendas, essas despesas aumentam proporcionalmente. Se não houver vendas, estas despesas não existem.
Despesas, Fluxo de Caixa e Planejamento Financeiro
O fluxo de caixa é o instrumento que registra todas as entradas e saídas de recursos. Um controle de despesas eficaz melhora a precisão do fluxo de caixa ao garantir que as saídas estejam sempre abaixo das entradas. O segredo está em prever despesas, registrá-las corretamente e analisá-las periodicamente. Veja Como as Despesas Afetam o Fluxo de Caixa:
- Despesas mal previstas causam surpresas desagradáveis.
- Despesas recorrentes ignoradas distorcem o saldo disponível.
- Pagamentos em datas desalinhadas com os recebimentos geram déficits momentâneos.
Dicas para uma Boa Gestão de Despesas
Para uma boa gestão de despesas e consequentemente da empresa, é essencial:
- Fazer um orçamento mensal e anual: Inclua todas as despesas previstas e separe um percentual para imprevistos.
- Registrar todas as despesas: Mesmo os pequenos gastos devem ser lançados em um sistema de controle, planilha ou software ERP.
- Acompanhar e comparar: Compare o que foi previsto com o que foi efetivamente gasto. Isso permite ajustes estratégicos.
- Categorizar corretamente: Classifique todas as despesas por tipo e centro de custo. Isso facilita identificar onde estão os maiores gargalos, as maiores despesas, facilitando planejar onde otimizar.
- Rever contratos e fornecedores: Muitas vezes é possível reduzir despesas renegociando valores ou trocando fornecedores, mas, para isso, primeiro é preciso saber quais são as despesas e quem são os fornecedores.
Erros Comuns no Controle de Despesas
São erros muito comuns cometidos por gestores em relação às despesas empresariais:
- Misturar contas pessoais e empresariais;
- Confiar apenas na conta bancária como controle;
- Não registrar despesas recorrentes;
- Não analisar relatórios financeiros;
- Adiar pagamentos até virar dívida.
Ferramenta para Controle de Despesas
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Conclusão
O controle de despesas é um hábito, uma cultura que precisa ser incorporada na rotina do empreendedor. Quem domina suas saídas, melhora seus lucros, investe com mais inteligência e reduz significativamente os riscos do negócio.
Não importa o tamanho da empresa: o controle de despesas é o primeiro passo para uma gestão profissional e duradoura.
