A configuração de PIS e COFINS precisa ser efetuada apenas para empresas optantes pelo regime de tributação NORMAL sejam elas LUCRO REAL ou LUCRO PRESUMIDO. Cria-se um registro no qual se informa os percentuais de PIS/COFINS aplicáveis para os produtos da empresa. Normalmente estes valores são padrão, e são necessários no máximo a criação de uma regra. Em alguns casos, alguns produtos são isentos de PIS/COFINS. Se a empresa tiver produtos isentos de PIS/COFINS, crie uma regra para os produtos tributados, e outro registro para os isentos:

A configuração da alíquota de IPI deve ser utilizada apenas para empresas que são contribuintes desta modalidade de imposto. No caso da empresa ser contribuinte, crie uma regra de IPI para cada alíquota, de acordo com as necessidades da empresa. Você pode criar, por exemplo, uma regra denominado “ALÍQUOTA BEBIDAS QUENTES”, na qual configurará o percentual de IPI a destacar em bebidas quentes; Outra regra denominada “ALÍQUOTA TONERS IMPORTADOS” no qual poderá configurar o percentual que irá recolher sobre cartuchos de toners importados; Poderá ainda criar a regra “ALÍQUOTA ROLAMENTOS” no qual poderá inserir o percentual de IPI das auto peças/rolamentos. Desta forma, criando cada registro de acordo com a necessidade de cada alíquota, e colocando nesta alíquota um nome de fácil identificação, para que na hora de associar ao produto seja fácil fazer o relacionamento.

Com relação a tributação de ICMS, os parâmetros dos impostos são divididos em 2 tabelas: ICMS interno e ICMS interestadual. A configuração de ICMS é um pouco mais complexa do que as configurações de IPI e PIS/COFINS. Esta complexidade se deve principalmente ao fato de cada unidade da federação possuir suas próprias regras, sendo que em geral, são todas diferentes umas das outras. Outro fator que dificulta a compreensão do ICMS é o fato de que mesmo dentro de uma mesma unidade da federação, pode haver tratamento diferenciado para um mesmo produto, dependendo da situação em que ele é comercializado, por exemplo: um produto tributado em 18% para consumidor final, poderá ser diferido para uma alíquota de 12% se comercializado para uma revenda; Um produto que deve recolher ST no caso de venda para uma revenda, estará isento de ST se vendido para consumidor final. 

Para configurar o ICMS dos produtos, você deverá criar tantas regras quanto forem necessárias para a realidade de sua empresa. Uma empresa optante pelo regime normal, normalmente irá se deparar com mais situações do que uma empresa optante pelo simples.

No caso de empresas optantes pelo simples nacional, e não recolha Substituição Tributária na comercialização de seus produtos, normalmente deverão ser criadas 2 regras de ICMS interno: uma para produtos não tributados anteriormente por ST: 

  

Outra para produtos não tributados por ST:

No caso de empresas que comercializem produtos para fora do estado, deverão ainda ser criadas pelo menos outras 2 regras deverão constar na tabela de ICMS interestadual:

A substituição tributária é um recurso criado pelos estados que visa aumentar a arrecadação de impostos, e ao mesmo tempo reduzir o trabalho e custo de pessoal na fiscalização. Quando o governo cria uma norma que obrigue a ST para um determinado produto, ele simplesmente está recebendo antecipadamente o imposto que seria pago pelo consumidor final no momento da compra do produto. Exemplo: A indústria HP fabrica cartuchos que são vendidos pela loja POSITECH INFORMATICA para o cliente José da Silva. Se o produto cartucho HP não estivesse enquadrado na substituição tributária, o fluxo normal de impostos seria o seguinte: a HP paga ICMS de 12% na hora que faz a venda de um cartucho para a POSITECH. A POSITECH que compra o produto da HP, paga o imposto ICMS de 18% apenas no momento que vender o produto para o cliente José. Através de uma conta gráfica de impostos, é feita a compensação do ICMS que a POSITECH paga com o imposto que a HP pagou, evitando assim a bitributação.

Como o produto Cartucho HP está enquadrado dentre os produtos com ST, o Fluxo fica assim: Quando a HP vende o cartucho para a POSITECH, além de pagar os 12% de ICMS desta venda, ela recolhe antecipadamente os 18% de ICMS que seriam pagos pela POSITECH no momento que vendesse o cartucho para o Sr José. Assim, quando a POSITECH vender o cartucho, não precisará pagar o ICMS pois ele já foi quitado pelo fabricante, ou distribuidor. Desta forma, além de receber o imposto antecipadamente, o fisco não precisa mais ter trabalho em fiscalizar as lojas ou revendas, que são muitas. Basta para o fisco acompanhar a contabilidade das indústrias e atacados, pois todo imposto estará concentrado ali.

Mas como o fisco sabe qual valor seria equivalente ao imposto de 18% da venda efetuada pela POSITECH já que a venda ainda não aconteceu no momento do recolhimento da ST? Simples: O fisco efetua um estudo de mercado junto aos fabricantes e comerciantes, e para cada linha de produtos, estipula uma margem de lucro média que seria comumente utilizada no varejo. Esta margem é o MVA (Margem de valor agregado). Por exemplo, o fisco verifica que normalmente quando um lojista vende um Cartucho de impressora, ele trabalha com margem de 25% sobre o custo. Desta forma ele definirá que o MVA para cartuchos de impressora será de 25%, e então o imposto será recolhido sobre o valor do produto (atacado) mais esses 25% de margem, ou seja, no caso da ST o imposto é recolhido a partir de uma estimativa do preço de venda.

Como existem diversas linhas de produtos, existem diversos valores de MVA. Assim, os clientes do sistema que recolhem ST precisarão criar uma regra de ICMS para cada linha de produtos que possua um MVA diferente. Caso sua empresa comercialize produtos para outros estados, também deverá criar uma regra de ICMS interestadual para cada linha de produtos que possua um MVA diferente.

Para efeito de cálculo de ST, será necessário informar as alíquotas de ICMS mesmo que a empresa seja optante pelo simples nacional. Isso porque para calcular a ST, o fisco usa além do MVA, a alíquota de compra do produto (ICMS próprio), e a alíquota de venda do produto para consumidor final no estado de destino da mercadoria (% ICMS ST). A ST é calculada multiplicando-se o ICMS de ST pelo valor do produto acrescido da margem de valor agregado (Valor do produto + MVA = BC ICMS ST). Do total obtido, desconta-se o ICMS próprio.

Exemplos de nomes de regras de ICMS com recolhimento de ST na qualidade de Substituto tributário: “ST CARTUCHOS MVA 25%”, “ST AMORTECEDORES MVA 45%”, “ST BEBIDAS MVA 49,99%”, etc.

Exemplo de configuração de regra de tributação interna, para ST:

Exemplo de configuração de regras de ICMS para venda com ST interestadual, com MVAs variáveis em vários estados:

Assim como ocorre com as regras de ICMS interno, quando uma empresa recolhe substituição tributária na venda de seus produtos, é recomendado que se crie uma regra para cada linha de produtos. Por exemplo: “ST PERFUMES”, “ST VINHOS”, “ST FARINHA”, etc.

Uma vez criadas as regras de tributação, agora teremos que associá-las aos produtos e aos clientes. Basicamente, para definir qual tributação será aplica a uma determinada operação comercial, as legislações tributárias levam em conta 2 fatores:  (1) O que estou vendendo; (2) Para quem estou vendendo;

Para definir qual tributação será aplicada na comercialização de um determinado produto, existe uma aba no cadastro de produtos que deve ser alimentada pelo usuário. Nesta aba (Aba Tributação), existem diversos campos em que se permite selecionar uma determinada regra de tributação para cada situação em que o produto será comercializado. Exemplo: O produto “MOUSE USB” é tributado utilizando-se a regra “SUBSTITUIÇÃO TRIBUTARIA” para operações para todos os tipos de clientes:

Neste caso a seguir, o produto “MOCHILA ESCOLAR” é tributado em 18% para operações envolvendo consumo, e em 18% com diferimento para 12% em operações envolvendo INDUSTRIA e ATACADO. Para operações interestaduais, ele é tributado pela tabela padrão.

O tipo do cliente/destinatário da operação mercantil é definido no cadastro dos clientes. No momento de cadastrar um cliente, você informa se ele é pessoa física, pessoa jurídica, indústria, etc. É com base neste tipo que foi informado no cadastro do cliente que o sistema saberá qual regra aplicar no momento da operação, ou seja, por exemplo: se o cliente for uma INDÚSTRIA, o sistema utilizará a regra INDÚSTRIA definida no cadastro de produtos. Se ele estiver em outra unidade da federação, o sistema utilizará a regra INDÚSTRIA definida em ICMS Interestadual.

Em se tratando de consumidores não contribuintes (Cliente pessoa física ou jurídica que não possue inscrição estadual), o sistema utilizará sempre a regra “CONSUMIDOR/NÃO CONTRIBUINTE”, do ICMS INTERNO, independente de em qual unidade da federação esteja definido o endereço do cliente.

No momento da emissão da nota fiscal, você deve escolher o tipo de operação, como por exemplo: “VENDAS”, “COMPRAS”, “BONIFICAÇÃO”, “REMESSA”, etc. Este tipo de nota que você escolhe serve para que o sistema saiba calcular a tributação de acordo com o tipo escolhido, além de saber qual CFOP utilizar.